Trwa ładowanie strony...

Powrót Blog ekspercki

Błażej Migoń
Dyrektor ds. Rozwoju HR

01 luty 2016

7 powodów dla których warto wdrożyć system Talent Management

Powrót Blog ekspercki

Błażej Migoń
Dyrektor ds. Rozwoju HR

01 luty 2016

7 powodów dla których warto wdrożyć system Talent Management

Wdrożenie rozwiązań klasy Talent Management to nie rzadko duże wyzwanie nie tylko dla samego działu HR, ale również dla całej organizacji. Szereg procesów w obszarach miękkiego HR-u, które od momentu wystartowania systemu informatycznego będą w nim wspierane, przechodzą często proces weryfikacji oraz standaryzacji. Argumentów (również zaadresowanych do zarządu) za tym, aby podjąć się takiego wyzwania jest wiele. Przedstawiamy 7 obszarów, w których wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie pracownikami może przynieść korzyści.

1. Rekrutacja

Rynek pracownika staje się rzeczywistością i wkracza w prawie wszystkie branże. Specjalistów brakuje nie tylko w branży IT, ale także handlu czy produkcji. Siłą rzeczy rosną więc wyzwania związane ze znalezieniem właściwego kandydata. Zwłaszcza, że nawet pomyślnie zakończona rekrutacja nie gwarantuje sukcesu. Jak wynika z „Monitora Rynku Pracy” Randstad rotacja pracowników w Polsce jest nie tylko najwyższa w Unii Europejskiej, ale i najwyższa w pięcioletniej historii badania w naszym kraju. Zdarza się, że pracownik rezygnuje ze stanowiska zaledwie po kilku dniach pracy, tylko dlatego, że w międzyczasie znalazł lepszą posadę lub w skrajnym przypadku jego oczekiwania, co do zadań, które są mu stawiane rozmijają się z tym, co wyobrażał sobie podczas aplikacji. Kluczowy dla rekrutacji staje się więc czas i precyzja w komunikacji z kandydatem.

System informatyczny może pomóc w rekrutacji na kilka sposobów. Po pierwsze, pomaga stworzyć lub zmodyfikować opisy stanowisk i wymagań niezbędnych do skutecznego wykonywania pracy. To niezmiernie ważne - pozwala to uniknąć niedopasowania kompetencyjnego, wpływa na satysfakcję z pracy, a w konsekwencji na efektywność. Firma dokładnie wie kogo szuka, może zaplanować kogo będzie potrzebować w przyszłości, a potencjalni kandydaci wiedzą czego będzie się od nich oczekiwać. Po drugie system zbiera dane o kandydatach, a następnie ułatwia selekcję i dobór najlepszego z nich, często wykorzystując także informacje zawarte w sieciach społecznościowych. Zastosowanie systemu IT ogranicza więc koszty i skraca czas rekrutacji.

2. Ocena

Każdy doświadczony HR-owiec wie, jaką wagę mają oceny pracownicze. To właśnie na ich podstawie podejmowane są dalsze działania rozwojowe w kontekście samego pracownika (szkolenia, awans, zmiana stawki), ale i całej organizacji (zarządzanie strukturą organizacyjną, optymalizacja zatrudnienia). Problem w tym, że tradycyjne ocenianie za pośrednictwem „kartki i ołówka” czy skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych rzadko prowadzi do uzyskania przydatnych wniosków. W firmie zatrudniającej kilkuset pracowników może dojść do sytuacji, w której od momentu rozpoczęcia procesu oceny pracownika do momentu jej zakończenia mijają miesiące. A jeżeli w danej organizacji zaplanowanych jest kilka różnych ocen w różnych obszarach, cała organizacja może dostać przysłowiowej zadyszki. Zadyszki spowodowanej koniecznością analizy zebranych danych i zaproponowania adekwatnych działań doskonalących organizację i pracownika.

Jest jeszcze jedna ważna rzecz: w firmach pracują dziś różne pokolenia i oceny muszą uwzględniać potrzeby każdego z nich. Oznacza to, że potrzebna jest fundamentalna zmiana podejścia do realizacji rozmów okresowych. Dziś muszą one uwzględniać również interesy pracownika. Być tworzone z myślą o nim – ocena szybka, przyjazna i regularna, to ocena właściwa. W praktyce da się ją przeprowadzić wprowadzając standaryzację wyłącznie wtedy, gdy proces oceny zostanie opracowany od początku i będzie realizowany przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych. Olbrzymia ilość danych generowanych przez procesy i analizy działów HR wymaga rozwiązania, które przekształci suche liczby i fakty w wartościowe informacje. Od zawsze wsparciem dla człowieka w tym obszarze były maszyny i zawarte w nich algorytmy – a w rezultacie opakowane w systemy informatyczne specjalizujące się w poszczególnych zakresach.

3. Szkolenia i rozwój

Rozwój pracownika i stałe podnoszenie jego kompetencji jest jak wiosłowanie pod prąd. Dopóki wiosłujesz, płyniesz. Jeśli przestaniesz, cofasz się – trafnie zauważył Zbigniew Dominik, Dyrektor Pionu Personalnego EXBUD. Wiele firm to dostrzega, dlatego inwestycje w rozwój kwalifikacji rosną. Niestety, wiele wskazuje na to, że budżety często się marnują, a szkolenia nie przynoszą oczekiwanych efektów. Tylko 40% respondentów badanych przez Deloitte uznało, że ich organizacja jest „gotowa” lub „w pełni gotowa” w obszarze szkoleń i rozwoju w 2015 r. Zresztą, już kilka lat temu PARP, który z Uniwersytetem Jagiellońskim badał rynek szkoleniowy w Polsce, wskazywał, że inwestując kapitał w swoich pracowników, przedsiębiorcy nie myślą strategicznie. „Najczęściej popełnianym przez pracodawców błędem jest brak zgodności pomiędzy tematyką szkoleń, a umiejętnościami i kwalifikacjami w rzeczywistości potrzebnymi w pracy” – alarmowali autorzy raportu.

Szkolenia i rozwój to duże pole do popisu dla systemów IT. Umożliwiają one nie tylko tworzenie map szkoleniowych w oparciu o szczegółowe profile każdego pracownika, ale też pozwalają ocenić skuteczność procesu szkoleniowego. To o tyle istotne, że dziś mało kto sprawdza, czy pracownicy uczestniczyli we właściwych szkoleniach i czy ich efektywność wzrosła. Jeszcze większe problemy sprawia zaplanowanie i zaproponowanie takich działań rozwojowych, które pozwoliłyby przygotowywać organizację na wyzwania bliższej i dalszej przyszłości. Powodem jest zazwyczaj brak informacji, danych wejściowych niezbędnych do tego, by podjąć racjonalne decyzje. System ich dostarcza.Dobrym przykładem może być Grupa Maspex Wadowice, w której wdrożony system wspiera proces diagnozy potrzeb szkoleniowych pracowników, ułatwia zarządzanie budżetem, szkoleniami oraz pozwala na ocenę efektywności całego procesu rozwojowego. Innym przykładem może być jeden z największych w Polsce agentów handlingowch, świadczący kompleksową obsługę portom lotniczym, gdzie kluczową jest wyspecjalizowana kadra wymagająca ciągłego podnoszenia kwalifikacji i recertyfikacji. Wsparcie systemu informatycznego zdecydowanie usprawniło tam proces kontrolny oraz realizacyjny w obszarze zarządzania szkoleniami.

4. Motywacja

Działania podejmowane przez dział HR powinny zmierzać do osiągnięcia kluczowego celu – zwiększenia motywacji pracownika. Jest to możliwe pod warunkiem, że ten zna swoją rolę oraz jej wpływ na funkcjonowanie firmy, wówczas w sposób naturalny wkłada więcej zaangażowania w swoją pracę. To właśnie usprawnienie przepływu informacji dotyczących tego, co pracownik ma robić, z czego, i w jaki sposób będzie rozliczony i według jakich kryteriów obiektywnie oceniany powoduje, że chce, a nie musi pracować. Motywacja, a co za tym idzie produktywność, wzrasta. To duże pole do popisu dla systemu IT. Dobrym przykładem jest producent wody mineralnej Jurajska. Dzięki wdrożeniu rozwiązania HCM, wszyscy pracownicy otrzymali dostęp do informacji o wymaganiach i powierzonych im zadaniach. Mogli na bieżąco kontrolować swój udział w danym projekcie, a gdy stwierdzili, że nie dorastają do niego kompetencyjnie, wybrać zasugerowane przez system szkolenie. Dzięki temu uświadomili sobie rolę, jaką odgrywają w przedsiębiorstwie. Ich motywacja, a także w dalszej perspektywie czasu efektywność znacznie wzrosły. Przychodząc do pracy przestali mieć wrażenie „wyrabiania norm” a zaczęli zdawać sobie sprawę z tego, jak ich specjalistyczne umiejętności stymulują działanie i rozwój firmy.

Oczywiście nie można również zapomnieć o ostatnio mocno rozpowszechnionych i często stosowanych systemach benefitowych. Rynek dostarcza oferty z różnych obszarów, jednak to organizacja powinna decydować o swojej polityce benefitów. Systemy informatyczne pozwalają zarówno na globalne w ramach organizacji planowanie polityki, jak również na dystrybucję tych informacji do pracowników. Dzięki takim narzędziom pracownik doskonale wie, z jakich benefitów korzysta oraz jakie mu przysługują w związku z jego stanowiskiem pracy.

5. Korporacyjny ”feedback”

Rozwiązania HCM pozwalają na sprawniejszą komunikację pomiędzy menedżerami a pracownikami. Za pośrednictwem systemu Ci pierwsi mogą informować swoich podwładnych np. o stanie urlopu, wynagrodzeniu, wypracowanych godzinach czy stawianych im wymaganiach odnośnie konkretnych zadań. Co więcej, komunikacja w ramach takiej wewnętrznej platformy jest dwukierunkowa. Pracownik może przekazywać swoje sugestie, czy brać udział w przygotowywanych przez pracodawców badaniach satysfakcji z pracy. Łatwość obsługi takiej platformy i jej ciągła dostępność może być przydatna również dla zdalnego komunikowania się kadry zarządzającej z pracownikiem. To bardzo istotne zwłaszcza w przypadku firm o wielu rozproszonych terenowo oddziałach.

6. Dopasowanie do stanowiska

To nasza pięta Achillesowa. Zgodnie z danymi OECD Polska należy do najbardziej zapracowanych krajów. Pracujemy średnio 2 tys., godzin w roku, podczas gdy Holendrzy przeznaczają na pracę 1381 godzin rocznie, Niemcy zaś 1420. Dlaczego? W polskich firmach często dochodzi od sytuacji, w której jedni pracownicy nie radzą sobie z ilością obowiązków „zabierając pracę do domu” a inni spędzają czas całkowicie nieefektywnie. Może to wynikać z wielu powodów, w tym z obsadzania stanowisk pracy osobami nieposiadającymi właściwych kompetencji, braku odpowiedniej motywacji do pracy czy niedopasowania. Badanie zrealizowane dla Work Monitor pokazuje, że 42% ankietowanych pracowników narzeka na to, że wykonuje pracę niedopasowaną do swoich umiejętności i kwalifikacji. Można się łatwo domyślić, jaki ma to wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Dla osiągnięcia przez pracownika zakładanych efektów rozwojowych konieczne jest zaproponowanie mu takich zadań, które są dostosowane w jak największym stopniu do jego kwalifikacji, kompetencji. Tak, by zadanie nie okazało się ani zbyt trudne i ostatecznie nie zakończyło się porażką, ani nie było zbyt łatwe, poniżej kompetencji pracownika, bo nie przyniesie dodatkowych korzyści wzmacniających jego motywację i zaangażowanie. Tu potrzebna jest aktualna wiedza. Jeśli nie ma jej w jednym miejscu, to dotarcie do informacji o bieżących i planowanych zadaniach, stanowiskach, na których brakuje obsady pracowników, może potrwać bardzo długo. Na tyle długo, że po uzyskaniu tej wiedzy może okazać się ona nieaktualna. Podobnie rzecz ma się ze zdefiniowaniem wymagań, jakie są konieczne do skutecznej realizacji zadań i weryfikacją, który z pracowników posiada odpowiednie przygotowanie i motywację do uczenia się poprzez działanie i doświadczanie. System informatyczny bardzo to ułatwia. Dba o to, by identyfikować potencjał pracownika i - odnosząc się do wymagań na danym stanowisku - prawidłowo go skanalizować.

7. Optymalizacja zatrudnienia

Firmy mają problem ze znalezieniem pracowników, a koszty pracy szybko rosną. Systemy HCM pozwalają je zoptymalizować. Przykładem może być macierz umiejętności – kompetencji technicznych, które oferowane są przez najbardziej zaawansowane rozwiązania HCM. To bardzo przydatne narzędzie dla firm o dużej rotacji pracowników, wielozmianowych i działających w systemie Just in Time, gdzie trzeba bardzo szybko znaleźć zastępstwo w momencie niedyspozycji czy choroby pracownika. Matryca daje pojęcie o faktycznym poziomie opanowania przez pracownika poszczególnych czynności na linii produkcyjnej czy gnieździe roboczym. Pozwala trafnie dopasowywać pracowników produkcji do gniazd produkcyjnych, planować ich rozwój na podstawie zidentyfikowanych luk umiejętności i podpowiadać kto może przeszkolić pracownika w danym obszarze. Wskazuje też na czynności lub na stanowiska, co do których istnieje poważne ryzyko, że w czasie niespodziewanych nieobecności lub dodatkowych zleceń, mogą one okazać się wąskim gardłem z uwagi na niskie zabezpieczenie w kwalifikacje.

Kilka słów na koniec

Kiedyś, gdy organizacje żyły wolniej, oferowały mało wyrafinowane usługi dla niewymagających klientów i działały w oparciu o proste procesy produkcji oraz w dającej się łatwo przewidzieć rzeczywistości rynku pracy, HR nie potrzebował zaawansowanych informacji. Dziś gdy firmy działają Just in Time a Kaizen i Lean Manufacturing oraz inne metody zwiększające efektywność i rentowność stały się codziennością, na działach HR spoczywa ogromna, większa niż kiedykolwiek odpowiedzialność. Brak wiedzy na temat kompetencji, kwalifikacji, predyspozycji pracowników, stawia pod znakiem zapytania nie tylko efektywność szkoleń, ale całej polityki HR. Olbrzymia ilość danych generowanych przez procesy i analizy działów HR wymagają rozwiązania, które przekształci suche liczby i fakty w wartościowe informacje, a tym samym wyznaczy kierunki działań. Działy HR to już nie tylko grupa ludzi, którzy naliczają płace i prowadzą kadry. To silna władza w każdej organizacji. Dyrektorzy HR to coraz częściej partnerzy biznesowi w randze członków zarządu. Taki stan rzeczy wymaga, aby byli oni wyposażeni w narzędzia pracy, które pozwolą im w sposób strategiczny wspierać zarządzanie organizacją. Do tego służą właśnie zaawansowane systemy HCM zabezpieczając obszary zarządzania i aktualizacji opisów stanowisk, wymaganych kompetencji, kwalifikacji oraz szkoleń. Pozwalają również w prosty sposób prognozować, budżetować oraz oceniać wszystkie podjęte przez menadżerów i pracowników działania. Tylko tyle i aż tyle.

Komunikat cookies

Korzystając z naszej strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookies, w celu dostosowania się do Twoich preferencji oraz w celu zapewnienia Ci wygody podczas przeglądania strony www.