Technologia w służbie medycyny

Alvo, producent specjalistycznych rozwiązań dla placówek medycznych wdrożył system ERP Impuls EVO, zintegrowaną aplikację od ponad 20 lat wspierającą pracę firm produkcyjnych.

System ma przede wszystkim pomóc Alvo dostosować produkcję do wymogów medycznych w Europie, Azji i Ameryce, skrócić czas opracowywania projektów oraz usprawnić realizację zindywidualizowanych zamówień.

Alvo to polska firma od 25 lat dostarczająca placówkom medycznym zintegrowane rozwiązania w zakresie architektury i technologii do obsługi sal operacyjnych. Obecnie firma sprzedaje je w Europie, Afryce, Azji, a także Australii. W planach ma dalszą ekspansję na rynek amerykański. Zróżnicowanie norm i zasad obowiązujących w poszczególnych krajach wymaga elastycznej produkcji i projektowego podejścia do realizowanych zleceń. To powód, dla którego firma postanowiła zainwestować w system integrujący wszystkie procesy przedsiębiorstwa i umożliwiający realizację zindywidualizowanej produkcji.

Specjalistyczna branża, specyficzne rozwiązania

Odbiorcy rozwiązań Alvo to przede wszystkim inwestorzy budujący prywatne szpitale oraz chirurdzy czy lekarze inwestujący we własne kliniki. Mimo że rynek jest dosyć wąski i niezwykle specjalistyczny w ostatnich latach wiele się na nim dzieje. Dlaczego? Tempo innowacji w sektorze ochrony zdrowia jest zawrotne, a menedżerom placówek medycznych coraz trudniej jest oszacować, jak za kilkanaście albo nawet kilka lat zmienią się ich potrzeby i jak wykorzystywany dzisiaj sprzęt będzie reagował na coraz nowsze technologie. - Sądząc po realizowanych przez nas projektach możemy założyć, że najnowocześniejsze szpitale, najchętniej wykorzystują technologie modułowe, umożliwiające stopniową rozbudowę czy modernizację bez ingerencji w istniejącą infrastrukturę – wyjaśnia Tadeusz Olszewski, Dyrektor Zarządzający Alvo - Chcieliśmy, by system wspierający zarządzanie produkcją odzwierciedlał te procesy. Zdecydowaliśmy się na implementację Impuls EVO głównie z tego powodu, ale nie bez znaczenia była możliwość zintegrowania informacji zarządczych w jednym miejscu i możliwość rozbudowy tego rozwiązania. 

Prosta operacja?

Kiedy firma zaczęła swoją ekspansję zagraniczną, szybko okazało się, że potrzebna jest szybsza informacja zarządcza, sprawniejsze zarządzanie procesami, szybsza informacja w obszarze sprzedaży i marketingu. Dotychczasowe rozwiązania systemowe osiągnęły już szczyt swoich możliwości, dlatego pierwszym krokiem było uporządkowanie podstawowych informacji wewnątrz przedsiębiorstwa.

- 2,5 roku temu udało nam się mocno sprecyzować oczekiwania wobec systemu. Sami tworzymy rozwiązania kompleksowe i elastyczne i takiego też narzędzia systemowego poszukiwaliśmy na rynku. Nie produkujemy seryjnie, więc system wykorzystywany przez nas powinien z założenia być elastyczny i mieć możliwość integrowania różnych rozwiązań. Zakładaliśmy, że implementacja ustandaryzuje procesy w firmie. Chcieliśmy wdrożyć moduł kadrowo - płacowy, i dokumentowo - magazynowy. W poprzednim systemie dużym brakiem był obszar zakupów i zarządzania zapasami, przez co mieliśmy problemy z optymalnym zarządzaniem zapasami. Ten obszar musiał zostać usprawniony. Bardzo przydatnym rozwiązaniem w Impuls EVO okazał się także raport PZM, który można w łatwy sposób zaimplementować nawet w przypadku „niepowtarzalnej” - tak jak nasza - produkcji. Efekty są obiecujące, bo zaledwie kilka miesięcy po uruchomieniu systemu obniżyliśmy poziom zapasów, dzięki czemu zaoszczędziliśmy kilkadziesiąt tysięcy złotych – a to dopiero początek optymalizacji – wyjaśnia Tadeusz Olszewski.

Mimo skomplikowanej struktury produkcji, 8 tys. różnych indeksów na magazynie, czy 14 -15 tys. rekordów rocznej dokumentacji wdrożenie okazało się dosyć „prostą operacją”.

Dlaczego? Alvo zależało na jak najszybszym uporządkowaniu informacji kadrowo-płacowych oraz dokumentowo-magazynowych, aby przejść bezproblemowo do kluczowej części wdrożenia i skupić się na procesach produkcyjnych i projektowych. Firma w pełni zaufała więc tej części oprogramowania Impuls w wersji standardowej, które odzwierciedla realia polskiego ustawodawstwa i nie zdecydowała się na wprowadzanie modyfikacji, co znacznie przyspieszyło wdrożenie. Autorskie zmiany pojawiły się dopiero przy konkretnych modułach produkcyjnych, ale i tu nie było większych problemów, ponieważ Alvo konkretnie wiedziało czego potrzebuje.

 „Czego nie mierzysz, tym nie zarządzasz”

System umożliwił stworzenie bazy danych technologii, które już zostały wykorzystane i przy których część indeksów materiałowych się powtarza. Ta funkcjonalność pozwoliła znacznie skrócić cały proces produkcyjny Alvo, ponieważ zlecenie od razu trafia na produkcję omijając dział projektowy, technologa itd., co bezpośrednio wpływa na skrócenie czasu i obniżenie kosztów.

- W tej chwili cały świat produkcyjny skupiony jest na zamówieniu klienta. Nie produkuje się na zapas więc kluczowa w tak specyficznej branży jak nasza staje się elastyczność i szybkość podjęcia decyzji – zauważa Tadeusz Olszewski – Nie da się ukryć, że tego typu produkcja, aby była opłacalna wymaga zaawansowanych rozwiązań, dlatego też dzięki implementacji systemu zmieniliśmy nasze podejście do kosztów. Dzisiaj raportowanie poszczególnych operacji technologicznych, koszty zmienne czy zużycie materiałów, to kluczowe wskaźniki, od których zaczęliśmy mierzyć rentowność – podsumowuje.