Jak wdrożyć ERP-a i nie zwariować?

Artykuł ukazał się w Magazynie Production Manager w maju 2021 r.

O potrzebie cyfryzacji mówi się dużo, a jeszcze więcej o korzyściach z niej wynikających. 

Nic zatem dziwnego, że coraz więcej firm podejmuje decyzje o wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego. Co w momencie, gdy decyzja zapadła i przychodzi czas na bardzo konkretne działania i kroki? Właśnie w tym obszarze mamy lukę informacyjną. Brakuje kompendium, które w przystępny i prosty sposób uszereguje wszystkie etapy i pomoże z sukcesem przeprowadzić cyfrową transformację.

Nazywam się Mateusz Kluba i od ponad 10 lat zajmuję się analizą procesów biznesowych. Przez te lata brałem udział we wdrażaniu systemu zintegrowanego klasy ERP w blisko 40 dużych firmach produkcyjnych. Początkowo jako wdrożeniowiec, aktualnie jako lider zespołu dostarczania usług.  

Ponieważ wdrożenie tak zaawansowanego oprogramowania to ogromne wyzwanie dla całej organizacji, w tym artykule wyjaśnię, jakie są kluczowe elementy wpływające na implementację systemu ERP i jak optymalnie przygotować firmę do tego procesu. Z doświadczenia wiem, że stosując właściwe techniki, da się zapobiec najczęściej popełnianym błędom. Czy to trudne? Nie, bo większość tych rzeczy wykonywanych jest codziennie. 

Narysuj mapę

Jednym z najczęściej popełnianych błędów w trakcie wdrożenia jest brak rozrysowanych procesów biznesowych. Zazwyczaj firma oczekuje, że dopiero z analitykami reprezentującymi dostawcę omówione zostaną procesy. W większości przypadków, choć nie zawsze, powstaje mapa procesów biznesowych. Sęk w tym, że często powstaje ona bardzo szybko, bez większej analizy. Wiele procesów zostaje słabo opisanych albo zupełnie pominiętych, co później opóźnia implementację. Można tego uniknąć, wystarczy tylko odrobić pracę domową i już wcześniej zabrać się do rysowania mapy. Nawet jej ogólny charakter ułatwia całemu zespołowi wdrożeniowemu uszeregowanie i zrozumienie kolejnych procesów.  

Jak wobec tego powinna wyglądać wstępna mapa procesów, poprzedzająca wdrożenie ERP? Po pierwsze i najważniejsze: procesy powinny być narysowane i połączone w całość. 

Po drugie, koniecznie należy użyć spójnych logicznie oznaczeń elementów diagramu. Wskazane jest, by mapa łączyła ze sobą dwa wymiary tj. procesy oraz miejsca, w których zachodzą np. dział handlowy, hala produkcyjna itd. 

Tworzenie wspomnianej mapy należy zacząć od konkretnych obszarów firmy i dopiero później mogą być wrysowane w procesy wewnątrz. 

Dobierz zespół

Ten element wydaje się jasny i bez chwili zawahania każdy menadżer odpowie, że powinni znajdować się tutaj kierownicy, liderzy obszarów. To prawda, zwróćmy jednak uwagę na kilka dodatkowych czynników wpływających na wdrożenie. 

Na początku dostępność. Zespół wdrożeniowy będzie składał się z osób z organizacji oraz zewnętrznych konsultantów. By zapewnić sobie sprawny przebieg wdrożenia, lider po stronie firmy, która wdraża system, musi być stale dostępny. Wybieranie do wdrożenia osób, które nie mają czasu na aktywny udział w digitalizacji to duże utrudnienie i przyczyna wielu opóźnień. Ponieważ wdrożenia ERP nie da się zorganizować przy okazji. Każda przerwa w implementacji niesie za sobą koszty i ryzyko spowolnienia. Wdrażać należy w jednym ciągu. 

Tuż za dostępnością jest komunikatywność i umiejętność uczenia innych. Często liderzy mają ogromne kwalifikacje, ale mają problem z przekazywaniem wiedzy i delegowaniem zadań. Gdy firma przyjmie strategię szkolenia wyłącznie liderów, wówczas może pojawić się swego rodzaju luka komunikacyjna i wiedza może zostać niewłaściwie przekazana. 

Wiedza i doświadczenie są bardzo ważne, ale czasem potrzebne jest też świeże spojrzenie. Zaangażowanie osoby, której punkt widzenia i ocena sytuacji są zupełnie inne niż doświadczonych członków zespołu, pozwoli złamać pewne schematy i spojrzeć na wiele operacji w zupełnie nowy sposób. Często doświadczone osoby, po latach pracy, przestają dostrzegać możliwości zmiany przyzwyczajeń. „Świeżak” z brakiem doświadczenia, może stać się generatorem wielu cennych pomysłów. 

Nie chodzi o to, by zaangażować osobę z ulicy bez doświadczenia. Taki człowiek nam nie pomoże. Mówiąc o osobie ze świeżym spojrzeniem, mam na myśli np. świeżo zatrudnionego pracownika, który dysponuje doświadczeniem z innych firm lub branż. Równie dobrym kandydatem na to stanowisko może być też wieloletni pracownik, ale zupełnie niezwiązany z omawianymi procesami.  

Przejrzyj procesy

Gdy nasz zespół został już skompletowany, a mapa procesów zdefiniowana, możemy przejść do ponownej analizy procesów pod kątem przyszłego wdrożenia. Po co robić to jeszcze raz i dlaczego w ogóle na tym etapie, skoro nie do końca znamy tzw. logikę systemu ERP

Odpowiedź jest prosta, wiele procesów w firmie może być zbędnych po wdrożeniu systemu ERP, m.in. niepotrzebne maile czy różnego rodzaju pliki arkusza kalkulacyjnego. Logika systemu nie do końca ma znaczenie, każdy system w taki czy inny sposób musi obsłużyć przepływ informacji. Do przeglądania użyteczności procesów polecam użyć metody Mapowania Strumienia Wartości (ang. Value Stream Mapping). Jest to metoda wywodząca się z Lean Manufacturing, służąca do zobrazowania ważnych elementów procesów dodających wartość do produktu. Główną zasadą jest analiza każdego procesu z odpowiedzią na pytanie „czy klient chciałby za to zapłacić?”. Nie namawiam tutaj do rezygnowania z każdego niedodającego wartości procesu, jest to jednak ciekawe narzędzie uświadamiające którym procesom należy się bardziej przyjrzeć, a które są dodatkiem lub są całkiem zbędne. Mapa strumienia wartości pozwala wyznaczyć priorytety dla działań wdrożeniowych. Jest też świetną podstawą do stworzenia planu wdrożenia ERP wspólnie z firmą wdrożeniową. 

Wyznacz cel i priorytety

Każde wdrożenie powinno mieć jasno sprecyzowany cel. Wdrożenie z celem „informatyzacja przedsiębiorstwa” jest dużym błędem. Nie precyzuje bowiem zakresu prac i nie kładzie nacisku na obszary, na których należy się skupić. Warto zadać sobie pytanie, dlaczego chcemy wdrożyć system ERP? Jeśli firma ma dobrze ułożone procesy, tylko nieefektywnie je realizuje, to celem będzie usprawnienie pracy. Jeśli natomiast celem jest przeorganizowanie działania firmy lub jej części to system staje się tylko trybikiem w dużo szerszym projekcie. Każda podejmowana decyzja powinna być rozpatrywana w świetle nadrzędnego celu projektu. 

Drugim ważnym elementem są priorytety uruchamianych procesów. Czas nie jest z gumy, może się okazać, że start systemu zbliża się nieubłaganie, a część procesów nie została uruchomiona. Pojawi się konieczność zrezygnowania z części implementacji. Warto na etapie tworzenia planu wdrożenia wyznaczyć priorytety dla poszczególnych zadań. Obecnie najczęściej stosuje się priorytetyzację opartą o metodę MoSCoW. Nazwa pochodzi od słów: 

M – MUST (musi być) 

S – SHOULD (powinien być) 

C – COULD (może być) 

W – WON’T (nie będzie) 

Oznacza to kategoryzację wymagań na te, bez których przedsiębiorstwo nie będzie w stanie funkcjonować, które powinny być wdrożone oraz te mniej ważne. Bardzo przydatna staje się tu mapa wykonana na etapie przejrzenia procesów. Praktyka mówi, że zadań oznaczonych priorytetem MUST nie powinno być więcej niż 60%, a zadań SHOULD więcej niż 20% ogólnego dostępnego czasu. W przeciwnym razie istnieje duże zagrożenie wykonalności projektu w zakładanym czasie i budżecie. 

Wdrażaj przyrostowo od solidnych podstaw

Nazwa tego punktu to jedno z tzw. przykazań zwinnego wdrażania Agile. W kontekście ERP jest to niezwykle istotna zasada, której powinien się trzymać każdy menadżer wdrożenia. Jeżeli chodzi o zastosowanie ERP w przedsiębiorstwie, to należy najpierw maksymalnie przetestować i uruchamiać najważniejsze procesy, a następnie dobudowywać procesy poboczne. Trzymając się jej, mamy pewność, że w momencie startu systemu rozwiązanie będzie działać. 

Przyrostowo zaś opiera się o koncepcję, że większość szczegółów pojawi się później niż wcześniej. Może się okazać, że po wdrożeniu systemu niektóre zaplanowane funkcjonalności nie będą używane. Być może nastąpi konieczność wdrożenia zupełnie nowych. 

Dlatego też część firm informatycznych, w tym także BPSC, przeszło na model dostarczania usług wykorzystując rozliczenie Time&Materials. Zakłada ono płatność za poświęcony czas. Zrywa również ze sztywnym modelem, w którym już na początku wdrożenia powstaje całościowa analiza. Aktualnie, jeśli część funkcjonalności nie jest potrzebna, to czas, który byłby poświęcony na ich wdrożenie, nie podlega fakturowaniu. Jest to bardzo wygodna forma prowadzenia wdrożenia. Jeżeli projekt jest właściwie zarządzany, to gwarantuje duże oszczędności. 

Kontrola czasu i jakość

Jak już wcześniej wspomniałem, czas dla wdrożenia systemu ERP jest bardzo ważny, a każde zatrzymanie projektu generuje duże koszty. Na etapach wcześniejszych wykonałeś mapę docelową projektu wdrożenia, wspólnie z firmą wdrożeniową wykonaliście plan wdrożenia z przydzielonymi priorytetami do zadań. Stosując zasadę 60% zadań typu „Musi być” i 20% „Powinno być” masz pewność, że Twój projekt wdrożeniowy trzymany jest w ryzach czasowych. Musisz jednak pamiętać, żeby kontrolować jakość wdrażanych elementów systemu. Wcześniej była już mowa, że zespół wdrożeniowy to nie tylko firma dostarczająca rozwiązanie lub liderzy po stronie firmy. Jest to jedna wspólna drużyna, która musi mieć wspólne cele i priorytety. Bardzo trudno kontroluje się pracowników firmy zewnętrznej. Dlatego wyznacz stałe punkty spotkań zespołu wdrożeniowego. Rozdziel zadania na poszczególnych członków zespołu po stronie twojej firmy i kontroluj ich realizację. 

Jeżeli zapewnisz warunki, w których współpracujący zespół dzieli się na bieżąco informacjami, to jesteś na dobrej drodze do sukcesu. 

Oszczędności

Zadajmy sobie pytanie, gdzie w tym wszystkim oszczędności? Przecież nie za bardzo widać je na pierwszy rzut oka. Podsumujmy więc. Po pierwsze narysowałeś proces za analityka biznesowego. Posiadasz mapę procesów umożliwiającą osiągnięcie wspólnego zrozumienia z firmą wdrożeniową. Dzięki ponownej analizie procesu wewnętrznie wyznaczyliście priorytety dla wdrażanych procesów. Znacznie skróci to czas powstawania zakresu prac wdrożeniowych (backlog zadań), gdyż analiza informatyczna będzie krótsza i dokładniejsza. Dzięki połączeniu mapy stanu przyszłego z listą zadań, w trakcie wdrożenia, będziesz posiadać narzędzie do kontroli postępu prac zespołu wdrożeniowego. Organizując spotkania kontrolujące postęp prac i odnosząc je do backlogu zadań masz pełną kontrolę nad budżetem projektu. Zaś implementując przyrostowo jesteś w stanie wydawać budżet na potrzebne prace. 

Ten zestaw rekomendowanych przeze mnie działań, pozwoli Ci optymalnie przygotować przedsiębiorstwo do wdrożenia zintegrowanego systemu ERP, a dodatkowo Ty i Twoja firma zyskacie możliwość kontroli nad zakresem i budżetem projektu. Jednak prawdziwą oszczędnością jest czas. Tylko pomyśl, ile roboczogodzin mógłbyś zaoszczędzić, gdyby Twój zespół nie musiał każdorazowo analizować zgodności procesów, strat spowodowanych brakiem spójnego planu, a także unikając efektu „powracania do projektu”. 

Autor:
Mateusz Kluba
Team Leader Zespołu Dostarczania Usług

 

Okiem praktyka:

Implementacja systemu Impuls EVO była realizowana według metodologii Time&Material. Zespół wdrożeniowy składał się zarówno z osób z wieloletnim doświadczeniem zawodowym w naszej firmie, jak i z pracowników z krótkim stażem, którzy otwarci byli na nowe rozwiązania i zmiany. Każdy z obszarów funkcjonalnych posiadał przydzielonego użytkownika kluczowego oraz jego zastępcę. Nad całością prac, organizacją spotkań, przepływem informacji, uzgodnieniami pomiędzy obszarami czuwał kierownik projektu wdrożeniowego. 

Współpraca z BPSC układała się bardzo dobrze. Nasz projekt wdrożeniowy był innowacyjny, ponieważ dużą część szkoleń realizowaliśmy we własnym zakresie, opierając się na materiałach przygotowanych przez BPSC oraz korzystając ze wsparcia doświadczonych konsultantów z tej firmy. 

Za sukces uznaję fakt, że udało nam się zachować ciągłość produkcji, która odbywa się w trybie ciągłym na 3 zmiany, a także płynne przejście z dotychczasowego systemu i przezwyciężenie dotychczasowych przyzwyczajeń z poprzedniego systemu. Wszystko to mogło zostać zrealizowane dzięki poświęceniu oraz zaangażowaniu w projekt całej załogi. 

Praca wg modelu Time&Material ma wiele zalet, oczywiście pod warunkiem, że firma wdrażająca system, odrobiła zadanie domowe i przygotowała się do tego procesu. Na przykład, dokładnie określając i spisując swoje potrzeby i cele. Nie bez znaczenia jest także świadomość tego, czego oczekuje się od nowego systemu. W naszym przypadku model ten sprawdził się doskonale. Byliśmy dobrze przygotowani zarówno do wyboru oprogramowania, jak i do całego wdrożenia. Projekt zrealizowany został zgodnie z założeniami i w zakładanym czasie oraz budżecie. 

Wypowiedzi udzielił:
Piotr Wiech
Szef ds. administracji i informatyki, Firma Tarapata