Produkcyjny Plan B

Artykuł ukazał się w numerze 2 (2019) czasopisma Production Manager

W mojej praktyce zawodowej często spotykam się z pytaniem,

czy średniej wielkości przedsiębiorstwa mogą delegować kompetencje związane z planowaniem bezpośrednio na halę produkcyjną, a jeżeli tak, to w jakim zakresie? Jest to temat niezwykle ważki, z którym wiele firm spotyka się coraz częściej.

Wydawać by się mogło, że w czasach postępującej cyfryzacji realizacja zadań na hali produkcyjnej na podstawie ułożonego wcześniej planu nie powinna stanowić wyzwania. Mimo ogromnego wsparcia ze strony IT, rzeczywistość nie jest tak różowa. Dlaczego tak się dzieje? Otóż problemem nie jest technologia, a czynnik ludzki. W obecnej sytuacji gospodarczej, gdzie nieustannie przewija się hasło tzw. rynku pracownika, problemem na produkcji nie jest brak maszyn, lecz niedobór wykwalifikowanej kadry, która może je obsługiwać. To zjawisko dorobiło się nawet własnego określenia: syndrom poniedziałku.

Syndrom poniedziałku

Czym jest syndrom poniedziałku? Wbrew pozorom nie jest to powracający lęk przed pracą, jaki objawiać się może zniechęceniem i negatywnym podejściem do obowiązków zawodowych. Czyli coś, o czym większość czytelników zapewne pomyślała w trakcie lektury. Zjawisko o jakim mowa wyżej jest czymś zupełnie innym i dotyka firmy produkcyjne. Jego skala nie jest mała, a można zaryzykować stwierdzenie, że nawet rośnie.

Syndrom poniedziałku w naszym materiale jest zjawiskiem pojawiającym się w poniedziałek o godzinie 6:00, gdy na hali zabraknie kilku pracowników, a absencja tej grupy skutecznie rozsypuje harmonogram produkcji. Pewnie dla wielu firm brzmi to znajomo.

Jak wiemy planowanie to trudny proces, ponieważ w środowisku zmiennej dostępności zasobów, wymaga się dodatkowo dbania o optymalizację procesu produkcji. Doświadczanie pokazuje, że proces ten wymaga sporego nakładu pracy ze strony kierownictwa produkcji, planisty, a niekiedy nawet dedykowanego działu planowania. Plany układane z wyprzedzeniem, uwzględniające szereg wypadkowych, w jednej chwili tracą termin przydatności do realizacji. Harmonogram, który jeszcze w piątek o 18.00 został zatwierdzony i przez weekend był aktualny, po 60 godzinach w poniedziałkowy poranek przestaje być ważny. Dlaczego? Ponieważ nie została w nim przewidziana jedna zmienna – absencji pracowników.

Oczywiście przedsiębiorstwa sobie z tym radzą, wszak produkcja nie zatrzyma się z powodu nieobecności. Kierownik, planista lub nawet mistrz produkcji jest w stanie odpowiednio zarządzać zmianą, tak by ciągłość pracy została zachowana. Jednak czas reakcji na zmiany zawsze będzie zbyt długi, ponieważ plany nie uwzględniają żadnej z anomalii i są usystematyzowane w taki sposób, by zmiany następowały płynnie i nie wpływały na spowolnienie pracy na hali, tak aby wszystkie wydarzenia następujące po sobie przebiegały sprawnie.

Efekt motyla

Długoterminowe plany produkcji czy krótkoterminowe harmonogramy szczegółowe nie ustrzegą przedsiębiorstw przed sytuacją, w której we wspomniany poniedziałek o 6:00 nie stawi się do pracy np. pięciu pracowników. W średniej firmie to jest spory problem. Sytuacja spowoduje nieprzewidziane przestoje i zauważalne straty. Nie każdy kierownik zmiany lub mistrz jest w stanie reagować samodzielnie, na zaistniałą sytuację zmieniając plan.

Bardzo często taka nieprzyjemna niespodzianka wymusza konieczność konsultacji z planistą. Ten zaś nie jest dostępny przez 24 godziny 7 dni w tygodniu, a przecież w przedsiębiorstwie produkcyjnym praca realizowana jest w modelu trzyzmianowym. Jedna modyfikacja wywołuje reakcję łańcuchową. To dobitnie pokazuje, że wszystkie zmiany planu powinny być konsultowane z planistą. Osoba na tym stanowisku ma wiedzę, którą nie dysponuje załoga na hali. W tym momencie możemy wspomnieć chociażby o dostawie materiałów, terminach kooperacji, a to nie wszystko. 

Zmiany w środowisku produkcji są jak domek z kart – jedna zła decyzja może spowodować rozpad całej konstrukcji. Trochę jak w słynnej teorii chaosu, w której ruch skrzydeł motyla w jednej części globu, następnego dnia może spowodować huragan tysiące kilometrów dalej. W naszym uniwersum nie ma motyla, a jest pracownik, a w zasadzie jego brak. Niewykonana, czy wykonana ale z opóźnieniem praca, wpływa na inne jednostki i w konsekwencji na cały proces. 

Hala, a mówiąc precyzyjnie załoga we własnym zakresie będzie próbowała uporać się z anomalią, co jest normalnym i naturalnym zjawiskiem. Pracownicy, podejmując się prac zastępczych, będą starali się wykonać powierzone im zlecenia, czyniąc to za wszelką cenę, ponieważ w ich ocenie będą one istotne. W tym miejscu docieramy do kluczowego momentu: niestety nie zawsze działania pracowników będą efektywne. Ich decyzje będą podejmowane w sposób intuicyjny i subiektywny. Czy można ich za to winić? Zdecydowanie nie, ponieważ proces produkcji jest przez nich postrzegany przez pryzmat obowiązków i zadań, które są im najbliższe. Brakuje im spojrzenia planisty, który spogląda z innego pułapu i widzi łańcuch zdarzeń, nie zaś jego wycinek.

Potrzebne narzędzia

Kluczowe staje się delegowanie zadań i modelowanie ich w taki sposób, by zminimalizować wpływ absencji grupy pracowników na cały proces produkcyjny. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć kiedy, kogo i w jakiej liczbie zabraknie w pracy. Mistrz nie może szukać pracowników ad hoc, dlatego potrzebuje narzędzi, które pozwolą mu dostosować harmonogram do aktualnej sytuacji. Żeby właściwie to zobrazować, posłużę się przykładem. Wyobraźmy sobie duże miasto, w którym rano wszyscy pędzą do pracy. Nagle awarii ulega trakcja, powodując zator tramwajów. Możemy czekać, przecież w końcu awaria zostanie usunięta i dotrzemy do mety, ale równie dobrze możemy np. skorzystać z roweru miejskiego, czy autobusu. Osiągniemy założony cel, ale innym środkiem lokomocji. O to też chodzi na hali, by dotrzeć do miejsca docelowego. Nasz podróżny o awarii trakcji dowiedział się z lokalnego serwisu informacyjnego. Podobnego serwisu potrzebują pracownicy. Aplikacji, która pomoże wybrać im najszybszą i najlepszą drogę do miejsca docelowego.

Podsumowując, odpowiedź na nasze pytanie brzmi: Tak! Zdecydowanie warto, by średniej wielkości przedsiębiorstwa delegowały na halę produkcyjną kompetencje związane z planowaniem. A co z drugą częścią pytania? Odpowiedź nie jest już tak jednoznaczna. Zawsze jest to uzależnione od konkretnego przypadku i wymaga analizy. Problemem jest jednak to, że o ile na rynku istnieją rozwiązania informatyczne, które bardzo sprawnie wspomagają planistów, dostarczając im szereg narzędzi do harmonogramowania szczegółowego produkcji, to brakuje aplikacji wspierających halę produkcyjną. Mistrz czy brygadzista potrzebuje informacji o obecności swoich pracowników zanim do zakładu dotrze przysłowiowe L4, czy w jakkolwiek inny sposób zostanie zanotowany fakt absencji. To samo dotyczy pozostałych zasobów podlegających planowaniu jak maszyny, narzędzia czy materiały.

Adam Stańczyk
Product Owner obszaru Produkcja
 

Artykuly-powiazane-produkcyjny-plan-b