Zwinne BPSC - część 13

Dziś zajmiemy się 10 problemami związanymi z wdrażaniem. W takich pięknych okolicznościach przyrody nic tylko opowiedzieć o tym, co może nas spotkać złego w trakcie próby przyjmowania zwinnych metod zarządzania naszym przedsiębiorstwem. To, co dzisiaj przedstawię jest moim autorskim kalendarzem wynikającym z tego, co napotkałem w trakcie swoich przygód ze zwinnością i co jest najważniejsze, a co może mniej ważne, ale również istotne jeśli chcemy wdrażać zwinność w naszym przedsiębiorstwie. Po pierwsze największym problemem dla organizacji jest to, że próbują wdrażać zwinność tam, gdzie tak naprawdę jest ona zupełnie sprzeczna z tym co organizacja robi na co dzień, jak wyglądają jej procedury, jak wygląda jej sposób pracy oraz jak wygląda jej struktura organizacyjna. Tego nie da się przeskoczyć. Nikt nigdy nie był jeszcze w stanie wdrożyć zwinności w zarządzaniu jeżeli struktura organizacyjna firmy, jej procedury oraz wszystkie inne elementy z nią związane były po prostu sprzeczne ze zwinnością.

Dalej – bez wsparcia osób zarządzających przedsiębiorstwem nie będziemy w stanie nigdy wdrożyć zwinnych metod zarządzania. Myślę, że wszyscy, którzy w dużych korporacjach próbowali jakkolwiek podejść do zwinności zawsze napotykali ten problem, że albo była to organizacja, w której mieliśmy parasol ochronny nad jednym kawałeczkiem organizacji, w której właśnie działała zwinność, albo musieliśmy walczyć z zarządem, żeby zrozumiał jaki jest kierunek działania. Bez wsparcia osób decydujących o tym w jaki sposób ma działać organizacja nie będziemy w stanie wdrożyć zwinności ani sprawnie zorganizować zespołów, które będą pracowały w nowy sposób i kierowały się nowymi zasadami w ramach organizacji.

Kolejny element to jest złe przygotowanie zmian. Wszyscy wiemy, że zmiana w organizacji jest bardzo często czymś traumatycznym i nie jest prosta. Jeżeli jest ona źle przygotowana i nie jesteśmy w stanie wykreować zespołu, który będzie tę zmianę kreował i będzie jej przewodniczył, nie będziemy w stanie tego zrobić. Jeśli jedna osoba, ma prowadzić całą zmianę, to czy jest to zmiana zwinna czy jakakolwiek inna zmiana, to w pewnym momencie trafimy na to, że ta osoba po prostu wypali się i nie będzie potrafiła tego realizować tak efektywnie jak byśmy chcieli.

Dalej – podejście do zwinności w postaci wyboru pewnych elementów, które chcielibyśmy zastosować bo są one bliskie, łatwe, przyjemne i wydaje nam się, że spowodują, że będziemy zwinni to również kardynalny błąd, który bardzo wiele organizacji napotkało na swojej drodze do zwinności i pamiętajmy o tym, niestosowanie całości zwinności jako jednego dużego przedsięwzięcia powoduje, że bardzo często te projekty upadają i nie mogą zostać zrealizowane tak jakbyśmy chcieli. Kolejny problem, który namierzyłem podczas moich prac ze zwinnością to tzw. tool-driven wdrażanie zwinności, – wykorzystanie narzędzia jako jakiegoś elementu, który spowoduje, że wszyscy dookoła zaczną pracować zwinnie. Czyli wybieramy narzędzie, ono wspiera zwinność i nagle okazuje się, że cała organizacja nie robi nic innego tylko gra pod system i stara się tę zwinność wyrazić w dobrym wykorzystaniu narzędzia. To również nie zadziała. Brońmy się przed tym i starajmy się tego nie wykorzystywać.

Dalej – szkolenia i edukacja. W naszych doświadczeniach w BPSC wykorzystaliśmy zewnętrznego promotora zmiany, zewnętrzną firmę, która nam pomogła, kiedy uczyliśmy się tego co to jest zwinność, jak ona działa, jakie ma elementy, które są niezbędne do pracy. Bez odpowiedniej edukacji i szkoleń nie możemy wymagać od naszych pracowników pełnego zaangażowania w proces zmian zwinnych. Dlatego pamiętajmy o tym, że jest to jeden z elementów kluczowych, które powodują, że zwinna zmiana uda nam się, albo nam się nie uda.

Dalej – opór organizacji. Pamiętajmy o tym, że wytrącanie ludzi ze strefy komfortu z tego, co realizowali przez wiele lat jest bardzo dużym wyzwaniem i tak naprawdę jeżeli nie będziemy w stanie przekonać ludzi do tego, żeby wyszli ze swojej strefy komfortu i weszli w nową strefę,
która z czasem, mam nadzieję, staje się również strefą komfortu, spowoduje, że będą oni bardzo przeciwni zmianie i będą opornikami, którzy zwłaszcza często jeżeli są to managerowie wyższego szczebla doprowadzą do takiego momentu, w którym wszyscy będziemy się zastanawiali czy ma to sens i czy w ogóle coś z tego może wyjść.

Dalej, element, który dla nas jako BPSC był dużym wyzwaniem, ale z którym poradziliśmy sobie właśnie z wykorzystaniem zewnętrznego coach’a, zewnętrznej firmy, to jest część, w której nie znamy praktyk, szczególnie dobrych praktyk firm, które właśnie korzystają ze zwinności. Bez dobrych praktyk i patrzenia na przykłady firm, które sobie poradziły z pewnymi elementami nie będziemy w stanie wypracować własnych dobrych praktyk, które bazują na innych przykładach, innych case studies, doprowadzą nas do sukcesu w postaci wdrożenia elementów zwinnych i samej zwinnej metodyki zarządzania.

Kolejnym elementem, dziewiątym, jest brak kompetencji miękkich. Pamiętajmy, że cała zwinność, wszystkie elementy związane z pracą w scrumie, w agile’u czy jakiejkolwiek innej metodyce zarządzania zwinnego bazują na zespołach. Zespoły nie są w stanie się kreować, przechodzić przez swoje fazy kształtowania się, jeżeli nie będziemy mieli odpowiednich ludzi, którzy są w stanie te elementy wykorzystać i współpracować z zespołami, które się kształtują i które przechodzą bardzo ciężkie chwile. Co powoduje, że bez odpowiednich, w wypadku scruma, scrum masterów, czy w wypadku innej zwinnej metodyki zarządzania ludzi, którzy mają doświadczenie w zwinnym zarządzaniu zespołem nie dojdziemy do tego efektu w postaci brania odpowiedzialności przez zespoły za swoje działania i za ich efekt końcowy.

No i na koniec, może trywialne, ale bardzo ważne w kontekście scruma czy jakiejkolwiek innej metodyki zarządzania zwinnego to odpowiedni sposób organizacji miejsca pracy. Bardzo wiele firm, które próbują wdrożyć zwinność, które próbują wdrożyć scruma, mówią: „nasze biuro nie jest do tego przystosowane”. Błąd jeśli nie próbujemy tego zmienić. Jeżeli nie zmienimy zasad funkcjonowania biura, miejsca siedzenia ludzi, sposobów pracy zespołów i ich organizacji, doprowadzimy do momentu, w którym zespoły będą negatywnie nastawione do pracy wizualizacyjnej na tablicach, czy wizualizacyjnych elementów realizacji backlogu swoich zadań oraz innych elementów, bo powiedzą; „Dlaczego mamy chodzić piętro niżej, czy trzy pokoje dalej tylko po to, żeby przez 15 minut w czasie daily scruma, czy w czasie spotkania taktycznego spędzić pewien czas z naszymi zadaniami i sprawdzić czy one mają sens?”

Te elementy, o których teraz mówiłem, czyli tak naprawdę 10 naszych BPSCowych problemów, z którymi mam nadzieję, sobie poradziliśmy, tych zagadnień, które nas nurtowały, z którymi walczyliśmy, doprowadzą do tego, że próba wdrożenia zwinności w waszej organizacji może zakończyć się sukcesem. My z nimi walczymy do dzisiaj, nie jest to łatwe, tak jak zwinność jest prosta, ale nie jest łatwa we wdrożeniu. Mam nadzieję, że pomogą wam pełnym zrozumieniu tego, co robimy, oraz tego jak należy te elementy wdrażać.

Dziękuję za uwagę i do zobaczenia w kolejnym odcinku.