Elektroniczna Akceptacja Urlopów

Proces Elektronicznej Akceptacji Urlopów pozwala zastąpić papierowy obieg wniosku urlopowego, wymagającego ręcznego pozyskania niezbędnych wymaganych podpisów, obiegiem elektronicznym. Dzięki zdefiniowanym procedurom elektronicznego obiegu wnioski są automatycznie przekazywane do odpowiednich osób do akceptacji, co skraca czas procesu i eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów. Niezbędne warunki, takie jak dostępny wymiar danego typu urlopu czy konflikty z zarejestrowanymi już absencjami są automatycznie walidowane przez system – bez konieczności angażowania pracowników działu kadr. Decyzja o przyznania urlopu jest podejmowana na podstawie całego obrazu urlopów w firmie. 

Obsługa wniosku

Dzięki Elektronicznej Akceptacji Urlopów, można w każdej chwili złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, o którym przełożony jest błyskawicznie powiadamiany informacją na swojej skrzynce pocztowej. W trakcie składania wniosku możliwe jest szybkie sprawdzenie przez wnioskodawcę danych urlopowych bez konieczności angażowania działu kadr (wymiar urlopu, liczba dni urlopu proporcjonalnego, zaległego, dodatkowego). Przełożony wykorzystując dostęp webowy do modułu może podjąć decyzję o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku urlopowego na podstawie informacji o rozkładzie terminów nieobecności pracowników jego działu. Eliminuje to nakładanie się terminów urlopowych pracowników jednego działu. Pracownik z kolei na bieżąco śledzi status złożonego wniosku (akceptacja zastępującego, przełożonego, konieczność poprawy) oraz otrzymuje natychmiastową informację o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu. 

Definicje procedur

Sprawny i usystematyzowany obieg wniosków odbywa się w oparciu o ustalone w systemie procedury. Określają one, jaką drogę powinien przejść dany dokument, tzn., jakie są etapy jego obsługi, kto i w jaki sposób powinien się nim zająć na każdym z etapów, co decyduje o przejściu dokumentu do kolejnej fazy. Dostępne są zarówno „gotowe” procedury możliwe do uruchomienia w wzorcowej postaci, jak i narzędzia do dostosowania obiegu do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Przy tworzeniu i modyfikowaniu procedur użytkownik korzysta z wygodnego Kreatora, który krok po kroku prowadzi go przez cały proces budowania schematu.