Zwinna Środa - część 8

Witam w kolejnej odsłonie cyklu “Zwinna Środa”. Dzisiaj będziemy mówili o tym, co tak naprawdę znaczy dla Państwa zwinność. A mianowicie, że zwinny zakres oznacza zmienny zakres. Myślę, że to jest coś co i Państwa zainteresuje, a także pokaże, że zwinność to również bezpieczeństwo – przede wszystkim pieniędzy. Nie chcemy tracić pieniędzy i zwinność daje nam właśnie taki przywilej.

Jak wiemy każdy chce na czas osiągać korzyści. Zarówno dostawca, który stara się uzyskać korzyść w postaci zapłaconej faktury, jak i klient, który stara się uzyskać maksymalną wartość biznesową z elementów, za które zapłacił. Jest to naturalne i leży u podstaw całej koncepcji zwinności oraz takiego sposobu prowadzenia projektów i przedsięwzięć informatycznych.

Przejawia się to także tym iż w przeciwieństwie do tego jak było to w tradycyjnym podejściu projektowym, w tym wypadku zamykamy budżet i zamykamy czas. Po co to robimy mówiłem w poprzednich odsłonach naszego cyklu. Natomiast dzisiaj chciałbym uświadomić Państwu co to znaczy zwinność ze znakiem równości przed drugim słowem czyli zmienność zakresu.

W przeciwieństwie do budżetu i terminu pozostawiamy zmienny zakres. Czyli Państwo jako odbierający pracę, jako beneficjent pracy dostawcy IT macie tak naprawdę przywilej w postaci możliwości zmiany tego na co te pieniądze chce wydać. W każdej chwili mamy więc możliwość powiedzenia, że jedno zadanie jest od drugiego mniej lub więcej warte, jedno zadanie od drugiego przyniesie nam większą lub mniejsza korzyść i to powoduje, że możemy efektywnie wykorzystywać budżet. Ten budżet, który w normalnym wypadku, w projekcie fixed price, w którym zakres nie jest zmienny i był wykorzystywany w całości, co najwyżej mógł być rozszerzony lub zmniejszony jeśli decyzją komitetów albo decyzją sponsora projektu został zmieniony zakres, który w wypadku przedsięwzięć zwinnych powinien być maksymalnie elastyczny.

Jak te korzyści uzyskać? Korzyści uzyskujemy przede wszystkim kiedy po stronie odbiorcy, po stronie klienta dostawca napotyka na jasno określone cele biznesowe. Te cele biznesowe powinny spełniać regułę SMART. Czyli być konkretne, mierzalne, osiągane, istotne i zdefiniowane w czasie. Te charakterystyki powodują, że cel jest zrozumiały dla wszystkich, jest osiągalny czyli nie określony na wyrost, jak często mówimy, jest mierzalny, czyli mamy szansę na zmierzenie efektywności pracy w kontekście tego celu oraz jest istotny dla organizacji, czyli daje jej wartość.

Drugim elementem, który jest komplementarny do określania celów biznesowych jest priorytetyzacja backologu usług czy elementów produktu, który wytwarzamy informatycznie. O co chodzi? Chodzi o to, żeby być w stanie powiedzieć dostawcy, które elementy spośród wszystkich zaproponowanych do realizacji w ramach danego budżetu i czasu są dla nas bardziej istotne lub mniej istotne, czyli pozwalają osiągnąć większą lub mniejszą wartość. O tym kto powinien o tym decydować i jaka powinna być organizacja na pewno powiemy w przyszłości. Natomiast dzisiaj pamiętajmy, że mamy narzędzie może brzmiące dość ciekawie, bo nazywa się MoSCoW, które jest sposobem analizy naszych elementów backolgu produktu, który pozwala nam określić co jest dla nas niezbędne, co jest potrzebne, co by się przydało, a czego tak naprawdę w tej chwili nie potrzebujemy i możemy z tego zrezygnować na poczet zupełni innych prac, które w danym momencie mogą być dużo ważniejsze. To właśnie takie podejście do priorytetyzacji backlogu usług wdrożeniowych, bądź prac programistycznych powoduje, że jesteśmy w stanie w czasie trwania projektu jasno powiedzieć sobie gdzie będzie punkt, w którym powiemy „Dobrze. Po tej iteracji, po tej współpracy możemy uruchomić nasz produkt, bo spełniliśmy wszystkie nasze najważniejsze wymagania. Te wymagania, które determinują wartość biznesową produktu, która musi zostać wypełniona, żeby klient, odbiorca mógł powiedzieć „Ok. Ten produkt spełnia wymagania, które są niezbędne w moim biznesie i dają mi maksymalną wartość wyciągniętą z tego budżetu, o którym mówiliśmy”.

Co daje to klientowi? Co daje to odbiorcy rozwiązania, albo odbiorcy profesjonalnych usług informatycznych? Przede wszystkim kontrolę budżetu. To Państwo decydujecie na co ten budżet zostaje przeznaczony. Tu nie ma miejsca na duże ilości dni w pewnych zakresach, w których ktoś coś robi bez Państwa wiedzy, albo udowadnia, że : tak, to było niezbędne w ten sposób do realizacji, bo inaczej się nie da, bo tak robimy, albo tak robi ktoś inny. Tutaj mamy jasny, najlepiej tygodniowy raport, z którego wynika co usługodawca dostarczył i jaki jest efekt końcowy. Właśnie po to mamy bieżące statusy projektów, po to rozmawiamy i przeglądamy efekty naszych prac, żeby w każdej chwili być gotowym do uruchomienia produkcyjnego systemu, ale wtedy, kiedy Państwo zadecydujecie, że to już jest ten moment. A więc jeżeli nie przekraczamy naszego wcześniej zdefiniowanego terminu, to mówimy: ok, możemy to zrobić dziś, możemy to zrobić jutro, ale pamiętajmy, że zawsze będziecie mieli Państwo pełną kontrolę nad budżetem i będziecie podejmowali świadomą decyzję na co chcemy wydać pieniądze i za co chcemy zapłacić, jeżeli czujemy, że ma to wartość. I myślę, że to jest największy plus podejścia, w którym iteracyjnie będziemy współpracowali nad backlogiem usługowym czy programistycznym, który ma nas doprowadzić wspólnie do momentu, w którym świadomie podejmiemy decyzję o tym, że system może zostać uruchomiony, bo spełnia podstawowe założenia i główne cele biznesowe. Dziękuję.

Art-15