Deftrans

Wspólna historia sukcesu

Deftrans jest producentem efektownych i oryginalnych mebli łazienkowych, które pod markę Defra sprzedawane są nie tylko w polskich sieciach wyposażenia mieszkań, ale trafiają również do ponad 30 krajów na całym świecie, m.in. do Francji, Niemiec, Czech czy RPA.

Decyzja o pozyskaniu podstawowego pakietu oprogramowania ERP przez Deftrans zapadła w 2009 roku. W trakcie użytkowania wybranego wówczas systemu Impuls przychody firmy wzrosły z 20 do ponad 100 mln zł, a platforma ERP jest systematycznie rozbudowywana m.in. o moduł WMS działający w dwóch magazynach Deftransu, EDI czy rozwiązania wspierające wielofirmowość. Niedawno firma zdecydowała o wdrożeniu na hali produkcyjnej ekranów dotykowych działających pod kontrolą systemu Impuls EVO.

Konieczność zamknięcia pierwszego etapu wdrożenia systemu przed rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego wymusiło na obu stronach bardzo sprawne rozpoczęcie prac. Funkcjonalność kadrowo-płacową uruchomiono z początkiem stycznia 2009 – po miesiącu od rozpoczęcia współpracy. Po kilku tygodniach również dział finansowo-księgowy Deftrans mógł rozpocząć pracę na nowym oprogramowaniu. Natychmiastowe efekty pojawiły się w wyniku wdrożenia oprogramowania magazynowego – wprowadzony został podział na magazyny surowców oraz półproduktów. Ostatni element pierwszego etapu wdrożenia – informatyzacja obszaru dystrybucji – poskutkował szybko odczuwalnym ułatwieniem w prowadzeniu cenników indywidualnych dla firm, kontroli limitów finansowych oraz analizach asortymentu wg kontrahenta.

- Oczekiwaliśmy możliwie najszybszego rozpoczęcia prac wdrożeniowych, dlatego głównym kryterium przy wyborze dostawcy było jego doświadczenie w branży. Nie mogliśmy sobie pozwolić na stratę czasu pożytkowanego na wyjaśnianie podstawowych kwestii związanych ze specyfiką funkcjonowania naszej firmy – mówi Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie Deftrans.

Kadry i finanse na „ASAP”

Doświadczenie w branży meblarskiej było również kluczowe w przypadku funkcjonalności dedykowanych produkcji oraz zarządzaniu magazynem. Te dwa niezwykle istotne w kontekście dynamicznego rozwoju firmy obszary nie były do tej pory zarządzane w oparciu o zaawansowane rozwiązania informatyczne. Przed wdrożeniem systemu Impuls w firmie wykorzystywano zintegrowane oprogramowanie dla małych i średnich przedsiębiorstw odpowiedzialne za wsparcie obszarów sprzedaży, księgowości i kadr. 

Zadowolony magazyn

Pierwsze efekty prac szybko pojawiły się w obszarze magazynowym. Skróceniu uległ czas przygotowania dokumentów załadunkowych oraz specyfikacji towarów, które przygotowywane są automatycznie na podstawie dokumentów. To również szansa na zminimalizowanie ilości pomyłek. Już w pierwszych miesiącach funkcjonowania tego rozwiązania możliwa stała się rejestracja zdarzeń na bieżąco, coraz bardziej realne jest śledzenie w ten sposób stanów magazynowych. Wdrożenie systemu etykietowania na podstawie dokumentów WZ, pozwoli to na identyfikację wyrobów z dokładnością do konkretnej osoby. 

Również dział księgowy odczuwa efekty funkcjonowania systemu - znacznemu przyspieszeniu uległ proces zamykania miesiąca dzięki funkcji potwierdzania faktur. Dokument potwierdzony nie może zostać już zmodyfikowany, dzięki czemu nie ma możliwości by pojawiły się 2 wersje faktury, na których dokonano jakiejś zmiany. Nie istnieje również możliwość wydrukowania niezatwierdzonego dokumentu.

Automatycznie łatwiej

Uruchamianie kolejnych funkcjonalności skutkuje również pierwszymi zmianami organizacyjnymi. Oszczędności w dziale dystrybucyjnym pozwoliły przesunąć jeden etat – dzięki temu powstało stanowisko odpowiedzialne za reklamacje. Nowe podejście pojawia się również w obszarze organizacji sprzedaży – system generuje informacje o rentowności poszczególnych stanowisk handlowych, a także pokazuje poziom reklamacji, z uwzględnieniem np. ich rodzaju oraz poziomu uznawalności. 

- Już po kilku miesiącach w łatwy sposób możemy odróżnić próby wymuszenia reklamacji od tych, które mają realne podstawy. Dzięki oficjalnemu działowi reklamacji jesteśmy w stanie kontrolować czy reklamowany przez klienta towar wraca do nas czy też nie – zauważa Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie Deftrans.

Wymiana danych z homebankingiem, która zapewnia automatyczną wysyłkę przelewów do banku oraz, docelowo, automatyczną aktualizację płatności przychodzących z banku znacznie przyspieszyła pracę osobie realizującej płatności. 

Zekranizowana wydajność produkcji

Nawet 30 procentowy wzrost wydajności pracowników produkcyjnych odnotowano dzięki wdrożeniu ekranów dotykowych zintegrowanych z systemem ERP. Poprawiła się także efektywność pracy parku maszynowego – o około 15%. 

- Zależało nam na tym, by uzyskać informacje na jakim etapie znajduje się dane zlecenie produkcyjne, kto je wykonał, w jakim czasie i na ile efektywnie. Dzięki ekranom dotykowym zintegrowanym z systemem ERP wiemy kto wykonuje zlecenie, wiemy też kiedy maszyna nie pracuje i z jakich powodów – awarii, przezbrojenia czy np. przerwy pracownika. Co ważne, wszystkie informacje dostarczane są na bieżąco. Szef produkcji ma podgląd online na wydział maszynowy zza swojego biurka – tłumaczy Sławomir Zieleziński. 

Hala produkcyjna jak na dłoni.

Spółka uruchomiła 25 ekranów na 4 wydziałach produkcyjnych. Zostały one zainstalowane przy każdej z maszyn. Efekty ich wdrożenia są na tyle obiecujące, że jeszcze w tym roku liczba ekranów wzrośnie do 35. Zostaną one wprowadzone także na wydziale lakierniczym Deftransu.

- Ekrany dotykowe działają mobilizująco. Operator wie, że wprowadzając informacje i wykonując dobrze pracę – przekraczając określone poziomy wydajnościowe – może liczyć na dodatkową gratyfikację. Zanotowaliśmy przyśpieszenie wykonywanych działań na wszystkich 4 etapach produkcji. Oceniamy, że efektywność pracowników zwiększyła się średnio o 15-20% w przypadku niektórych stanowisk pracy wzrost osiągnął nawet 30% - zauważa Sławomir Zieleziński.

Rejestrując informacje na ekranie dotykowym, operator dostarcza także wielu istotnych informacji o pracy maszyn. Dzięki nim Deftrans przeanalizował ile czasu traci się na przezbrajanie maszyn na jednym z wydziałów – rozkroju. Wyniki były zaskakujące.

- Okazało się, że przestoje 4 maszyn działających w systemie dwuzmianowych były tak duże, że bez większego problemu możemy zwiększyć ich wykorzystanie o 155. Oznacza to, że na 8 zmian niejako „w gratisie” otrzymujemy jedną zmianę do dyspozycji. Wystarczy, że operator będzie pobierał rozkroje bez konieczności ich wprowadzania. W przypadku maszyny owartości sięgającej nawet miliona złotych oznacza to naprawdę duże oszczędności – przekonuje Sławomir Zieleziński.

Maszyna pod rentgenem

Dzięki informacjom z ekranów dotykowych pracownicy produkcji wiedzą też która maszyna jest wydajniejsza, jaki miała czas przestoju i z jakich powodów. Wiemy jaką maszynę kupić w przyszłości, jesteśmy też w stanie określić co można poprawić na produkcji, by zwiększyć jej efektywność – tłumaczy Sławomir Zieleziński

Ekrany dotykowe wymusiły również uporządkowanie procesu produkcyjnego, bo wymuszają 100% zachowanie kolejność działań. Jeśli pracownik będzie chciał zrealizować działania w innej kolejności, otrzyma informację o konieczności modyfikacji procesu.

Deftrans planuje kolejne działania optymalizujące realizację procesów produkcyjnych. Do najważniejszych należą: wdrożenie harmonogramowania produkcji oraz wprowadzenie rolotoków, które umożliwią przekazywanie elementów między działami.