Deftrans

Wspólna historia sukcesu

Deftrans jest producentem efektownych i oryginalnych mebli łazienkowych, które pod markę Defra sprzedawane są nie tylko w polskich sieciach wyposażenia mieszkań, ale trafiają również do ponad 30 krajów na całym świecie, m.in. do Francji, Niemiec, Czech czy RPA.

Deftrans jest producentem efektownych i oryginalnych mebli łazienkowych, które pod markę Defra sprzedawane są nie tylko w polskich sieciach wyposażenia mieszkań, ale trafiają również do ponad 30 krajów na całym świecie, m.inDecyzja o pozyskaniu podstawowego pakietu oprogramowania ERP przez Deftrans zapadła w 2009 roku. W trakcie użytkowania wybranego wówczas systemu Impuls przychody firmy wzrosły z 20 do ponad 100 mln zł, a platforma ERP jest systematycznie rozbudowywana m.in. o moduł WMS działający w dwóch magazynach Deftransu, EDI czy rozwiązania wspierające wielofirmowość. Niedawno firma zdecydowała o wdrożeniu na hali produkcyjnej ekranów dotykowych działających pod kontrolą systemu Impuls EVO.</ do Francji, Niemiec, Czech czy RPA.

Konieczność zamknięcia pierwszego etapu wdrożenia systemu przed rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego wymusiło na obu stronach bardzo sprawne rozpoczęcie prac. Funkcjonalność kadrowo-płacową uruchomiono z początkiem stycznia 2009 – po miesiącu od rozpoczęcia współpracy. Po kilku tygodniach również dział finansowo-księgowy Deftrans mógł rozpocząć pracę na nowym oprogramowaniu. Natychmiastowe efekty pojawiły się w wyniku wdrożenia oprogramowania magazynowego – wprowadzony został podział na magazyny surowców oraz półproduktów. Ostatni element pierwszego etapu wdrożenia – informatyzacja obszaru dystrybucji – poskutkował szybko odczuwalnym ułatwieniem w prowadzeniu cenników indywidualnych dla firm, kontroli limitów finansowych oraz analizach asortymentu wg kontrahenta.

- Oczekiwaliśmy możliwie najszybszego rozpoczęcia prac wdrożeniowych, dlatego głównym kryterium przy wyborze dostawcy było jego doświadczenie w branży. Nie mogliśmy sobie pozwolić na stratę czasu pożytkowanego na wyjaśnianie podstawowych kwestii związanych ze specyfiką funkcjonowania naszej firmy – mówi Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie Deftrans.

Kady i finanse na "ASAP"

Doświadczenie w branży meblarskiej było również kluczowe w przypadku funkcjonalności dedykowanych produkcji oraz zarządzaniu magazynem. Te dwa niezwykle istotne w kontekście dynamicznego rozwoju firmy obszary nie były do tej pory zarządzane w oparciu o zaawansowane rozwiązania informatyczne. Przed wdrożeniem systemu Impuls w firmie wykorzystywano zintegrowane oprogramowanie dla małych i średnich przedsiębiorstw odpowiedzialne za wsparcie obszarów sprzedaży, księgowości i kadr. 

Zadowolony magazyn

Pierwsze efekty prac szybko pojawiły się w obszarze magazynowym. Skróceniu uległ czas przygotowania dokumentów załadunkowych oraz specyfikacji towarów, które przygotowywane są automatycznie na podstawie dokumentów. To również szansa na zminimalizowanie ilości pomyłek. Już w pierwszych miesiącach funkcjonowania tego rozwiązania możliwa stała się rejestracja zdarzeń na bieżąco, coraz bardziej realne jest śledzenie w ten sposób stanów magazynowych. Wdrożenie systemu etykietowania na podstawie dokumentów WZ, pozwoli to na identyfikację wyrobów z dokładnością do konkretnej osoby. 

Również dział księgowy odczuwa efekty funkcjonowania systemu - znacznemu przyspieszeniu uległ proces zamykania miesiąca dzięki funkcji potwierdzania faktur. Dokument potwierdzony nie może zostać już zmodyfikowany, dzięki czemu nie ma możliwości by pojawiły się 2 wersje faktury, na których dokonano jakiejś zmiany. Nie istnieje również możliwość wydrukowania niezatwierdzonego dokumentu.

Autentycznie łatwiej

Uruchamianie kolejnych funkcjonalności skutkuje również pierwszymi zmianami organizacyjnymi. Oszczędności w dziale dystrybucyjnym pozwoliły przesunąć jeden etat – dzięki temu powstało stanowisko odpowiedzialne za reklamacje. Nowe podejście pojawia się również w obszarze organizacji sprzedaży – system generuje informacje o rentowności poszczególnych stanowisk handlowych, a także pokazuje poziom reklamacji, z uwzględnieniem np. ich rodzaju oraz poziomu uznawalności. 

- Już po kilku miesiącach w łatwy sposób możemy odróżnić próby wymuszenia reklamacji od tych, które mają realne podstawy. Dzięki oficjalnemu działowi reklamacji jesteśmy w stanie kontrolować czy reklamowany przez klienta towar wraca do nas czy też nie – zauważa Sławomir Zieleziński, Szef Działu IT w firmie Deftrans.

Wymiana danych z homebankingiem, która zapewnia automatyczną wysyłkę przelewów do banku oraz, docelowo, automatyczną aktualizację płatności przychodzących z banku znacznie przyspieszyła pracę osobie realizującej płatności. 

Zekranizowana wydajność produkcji

Nawet 30 procentowy wzrost wydajności pracowników produkcyjnych odnotowano dzięki wdrożeniu ekranów dotykowych zintegrowanych z systemem ERP. Poprawiła się także efektywność pracy parku maszynowego – o około 15%. 

- Zależało nam na tym, by uzyskać informacje na jakim etapie znajduje się dane zlecenie produkcyjne, kto je wykonał, w jakim czasie i na ile efektywnie. Dzięki ekranom dotykowym zintegrowanym z systemem ERP wiemy kto wykonuje zlecenie, wiemy też kiedy maszyna nie pracuje i z jakich powodów – awarii, przezbrojenia czy np. przerwy pracownika. Co ważne, wszystkie informacje dostarczane są na bieżąco. Szef produkcji ma podgląd online na wydział maszynowy zza swojego biurka – tłumaczy Sławomir Zieleziński. 

Hala produkcyjna jak na dłoni

Spółka uruchomiła 25 ekranów na 4 wydziałach produkcyjnych. Zostały one zainstalowane przy każdej z maszyn. Efekty ich wdrożenia są na tyle obiecujące, że jeszcze w tym roku liczba ekranów wzrośnie do 35. Zostaną one wprowadzone także na wydziale lakierniczym Deftransu.

- Ekrany dotykowe działają mobilizująco. Operator wie, że wprowadzając informacje i wykonując dobrze pracę – przekraczając określone poziomy wydajnościowe – może liczyć na dodatkową gratyfikację. Zanotowaliśmy przyśpieszenie wykonywanych działań na wszystkich 4 etapach produkcji. Oceniamy, że efektywność pracowników zwiększyła się średnio o 15-20% w przypadku niektórych stanowisk pracy wzrost osiągnął nawet 30% - zauważa Sławomir Zieleziński.

Rejestrując informacje na ekranie dotykowym, operator dostarcza także wielu istotnych informacji o pracy maszyn. Dzięki nim Deftrans przeanalizował ile czasu traci się na przezbrajanie maszyn na jednym z wydziałów – rozkroju. Wyniki były zaskakujące.

- Okazało się, że przestoje 4 maszyn działających w systemie dwuzmianowych były tak duże, że bez większego problemu możemy zwiększyć ich wykorzystanie o 155. Oznacza to, że na 8 zmian niejako „w gratisie” otrzymujemy jedną zmianę do dyspozycji. Wystarczy, że operator będzie pobierał rozkroje bez konieczności ich wprowadzania. W przypadku maszyny owartości sięgającej nawet miliona złotych oznacza to naprawdę duże oszczędności – przekonuje Sławomir Zieleziński.

Maszyna pod rentgenem

Dzięki informacjom z ekranów dotykowych pracownicy produkcji wiedzą też która maszyna jest wydajniejsza, jaki miała czas przestoju i z jakich powodów. Wiemy jaką maszynę kupić w przyszłości, jesteśmy też w stanie określić co można poprawić na produkcji, by zwiększyć jej efektywność – tłumaczy Sławomir Zieleziński
Ekrany dotykowe wymusiły również uporządkowanie procesu produkcyjnego, bo wymuszają 100% zachowanie kolejność działań. Jeśli pracownik będzie chciał zrealizować działania w innej kolejności, otrzyma informację o konieczności modyfikacji procesu.

Deftrans planuje kolejne działania optymalizujące realizację procesów produkcyjnych. Do najważniejszych należą: wdrożenie harmonogramowania produkcji oraz wprowadzenie rolotoków, które umożliwią przekazywanie elementów między działami.