Transformacja cyfrowa Grupy POWEN-WAFAPOMP SA z systemem BPSC ERP

System szyty na miarę skomplikowanej produkcji. Wdrożenie BPSC ERP w Grupie POWEN-WAFAPOMP SA 

Gdy na szali stoi ciągłość operacyjna największego producenta pomp przemysłowych w Polsce, cyfryzacja przestaje być wyłącznie projektem IT. Staje się strategicznym fundamentem rozwoju biznesu. Przemysł o tak wysokim stopniu skomplikowania wymaga odpowiedniej precyzji. Poznaj historię transformacji Grupy POWEN-WAFAPOMP SA, która po trudnych doświadczeniach z innym oprogramowaniem postawiła na system BPSC ERP i stworzyła wzorcowy model współpracy z producentem Forterro Polska.

Grupa POWEN-WAFAPOMP SA (GPW SA) to gigant polskiego sektora budowy maszyn i urządzeń przemysłowych, który powstał z połączenia ponad stuletnich tradycji Warszawskiej Fabryki Pomp Wafapomp oraz śląskiego POWEN-u z Zabrza. Urządzenia GPW SA pracują dziś w najbardziej wymagających warunkach na świecie: w głębinach kopalń węgla, w obiegach chłodzenia elektrowni, w zakładach chemicznych czy magistralach wodociągowych. Produkcja tego typu maszyn jest wysoce skomplikowana, często jednostkowa lub niskoseryjna, realizowana zgodnie ze ściśle określonymi wymogami technicznymi klientów. Aby sprostać takim wyzwaniom, GPW SA korzysta na co dzień z własnej odlewni, zaawansowanego wydziału mechanicznego, rozbudowanej stacji prób i złożonego obiegu surowców. Skuteczne zarządzanie taką strukturą wymaga wsparcia nowoczesnych systemów informatycznych.

Wyzwanie – uporządkowanie skomplikowanej struktury i integracja danych 

Przez długie lata GPW SA opierała swoją działalność na systemie ERP jednej z firm. Biznes GPW SA przeszedł jednak w tym czasie ogromną ewolucję, przez co wdrożona przed laty wersja oprogramowania przestała nadążać za nowymi realiami i wysoce kastomizowanym środowiskiem produkcyjnym. Organizacji brakowało dostępu do spójnych danych. Pojawiały się błędy przy zakładaniu indeksów materiałowych, nie było automatycznej integracji między działami handlowymi a produkcją, utrudniona była identyfikowalność stopów i komponentów w odlewni, a prace magazynowe bazowały na ręcznych wpisach. Co więcej, firma musiała dostosować się do nowych wymogów prawno-podatkowych (KSeF, JPK_CIT). Rosnące potrzeby biznesu oraz skomplikowanie procesów sprawiły, że zarząd podjął decyzję o zmianie dotychczasowego systemu ERP. Niestety, pierwsza próba wdrożenia zupełnie nowego rozwiązania, autorstwa jednej z firm, zakończyła się niepowodzeniem.  

- Mieliśmy świadomość, jak trudne zadanie przed nami stoi, szczególnie po wcześniejszych doświadczeniach ze zmianą oprogramowania. Zależało nam na jednym, spójnym środowisku, które zastąpi kilkanaście używanych dotąd aplikacji i połączy całą naszą strukturę – łącznie z odlewnią. Szukaliśmy narzędzia, które pozwoli nam precyzyjnie zarządzać skomplikowaną produkcją jednostkową i panować nad stanami magazynowymi. Systemu, dzięki któremu będziemy mieć wszystkie dane w jednym miejscu, a praca stanie się szybsza i łatwiejsza – mówi Zbigniew Krawczyk, członek zarządu Grupy POWEN-WAFAPOMP SA. 

Nowe podejście – wsparcie zewnętrznego eksperta

Wyciągając wnioski z przeszłości, Grupa POWEN-WAFAPOMP SA postanowiła oprzeć proces transformacji na najwyższych standardach rynkowych i niezależnej wiedzy. Nawiązała więc współpracę z wyspecjalizowaną firmą doradczą BPC Group Poland. Rolą doradcy było przeanalizowanie potrzeb GPW SA, przeprowadzenie jej przez proces wyboru systemu oraz wspieranie firmy podczas implementacji.  

Po wnikliwej analizie zarząd postawił na system BPSC ERP, stworzony przez Forterro Polska. To rozwiązanie sprawdzone w ponad tysiącu polskich zakładów przemysłowych, oferujące bogaty standard funkcjonalny połączony z unikalnymi możliwościami dostosowania do specyfiki odlewniczej i maszynowej. Przed wdrożeniem zespół konsultantów i programistów Forterro Polska przeanalizował szczegółowo procesy GPW SA, aby odzwierciedlić je w systemie. Zaproponował i dostosował do potrzeb firmy również indywidualne funkcjonalności.  

- W przypadku tak złożonego zakładu kluczowa była spójność całego środowiska IT. Połączyliśmy w jednym systemie pełen łańcuch wartości – od zamówienia i sprzedaży, przez projekty, zakupy, aż po produkcję i harmonogramowanie. Moduł utrzymania ruchu daje natomiast firmie pełną kontrolę nad kosztami parku maszynowego – wyjaśnia Wojciech Ziaja, Consulting Services Director w BPC Group Poland, w projekcie Project Manager z ramienia GPW SA. 

Wdrożenie – budowa cyfrowego środowiska dopasowanego do potrzeb

Proces wdrożenia nie ograniczał się do samej instalacji oprogramowania – był to kompleksowy projekt ukierunkowany na uporządkowanie i cyfryzację kluczowych procesów operacyjnych w całej firmie. Klient zdecydował się na szeroki, wielomodułowy zakres rozwiązań, które objęły kluczowe obszary działalności GPW SA: 

• Produkcja i kontrola jakości. Grupa POWEN-WAFAPOMP wdrożyła moduły odpowiedzialne za planowanie oraz bezpośrednią rejestrację produkcji, co pozwoliło precyzyjnie odzwierciedlić specyfikę pracy odlewni i wydziału mechanicznego. Zespół rozbudował system o cyfrowy moduł laboratorium oraz elektroniczną obsługę Kart Niezgodności. Dzięki temu organizacja zyskała pełną identyfikowalność materiałów (traceability), wytopów oraz parametrów jakościowych na każdym etapie wytwarzania. 
• Nowoczesna logistyka magazynowa. Klient postawił na obszar zaawansowanego zarządzania magazynami (WMS) i połączył go z bezprzewodowymi kolektorami danych. W ten sposób pracownicy magazynu całkowicie wyeliminowali papierowy obieg dokumentów i usunęli opóźnienia w rejestracji wpisów informacyjnych. 
• Handel, finanse i compliance. GPW SA połączyła obszar sprzedaży oraz gospodarki materiałowej bezpośrednio z technologią realizacji zamówień. W ramach jednego projektu firma zautomatyzowała również kluczowe procesy księgowe – uruchomiła elektroniczny obieg i akceptację faktur oraz zapewniła pełną obsługę wymogów KSeF i JPK_CIT. 

Projekt został zrealizowany w założonym budżecie i terminie, nie powodując ani jednego dnia przestoju w działalności operacyjnej.  

Kastomizacje na wagę złota. Moduł Obsługi Produkcji Odlewniczej oraz integracja z Lotus CRM 

Tym, co zdecydowanie wyróżniało ten projekt, było podejście do kastomizacji i rozszerzeń dedykowanych. Strategiczną kastomizacją okazało się stworzenie dedykowanego modułu dla produkcji odlewniczej. Unikalna technologia odlewania i parametryzacja wytopów wymagały elastyczności, jakiej nie posiada standardowe oprogramowanie ERP. Dzięki współpracy i wymianie doświadczeń między ekspertami GPW SA i konsultantami Forterro powstał moduł ściśle dopasowany do realiów produkcji odlewniczej.  

Niezwykle ważnym wyzwaniem było także połączenie nowego systemu ERP ze sprawdzonym, rozbudowanym systemem CRM (Lotus), w którym zespół handlowy GPW SA realizuje całość procesów ofertowych i przygotowuje ustalenia z klientami. Zespół Forterro opracował dwukierunkową integrację – od momentu utworzenia zapytania i zamówienia w Lotusie, poprzez przeniesienie uwag inżynieryjnych na ogólny indeks pompy, aż po bieżącą weryfikację statusu aktualizacji specyfikacji w wersjach wyrobów.  

Kultura otwartego dialogu i dojrzałość zespołu kluczem do sukcesu 

Głównym motorem napędowym wdrożenia, który pozwolił przełamać wcześniejsze obawy pracowników, była unikalna kultura pracy zbudowana między zespołem Grupy POWEN-WAFAPOMP, ekspertami BPC Group Poland a konsultantami Forterro Polska. Zamiast odkładać trudności na później, zespół projektowy identyfikował wyzwania technologiczne na bieżąco i od razu poddawał je otwartej dyskusji.  

Szukanie rozwiązań na bieżąco oraz ogromna dojrzałość liderów pozwoliły na zbudowanie wzajemnego zaufania i skutecznego modelu codziennej współpracy. Pracownicy czuli stałe i realne wsparcie techniczne na każdym etapie transformacji. To utrzymało wysoki poziom motywacji w zespole projektowym przez cały czas trwania prac.  

- Największym wyzwaniem przy tak złożonym projekcie jest zachowanie dyscypliny harmonogramowej bez utraty jakości relacji z zespołem klienta. Dzięki otwartej komunikacji i skupieniu się na kluczowych potrzebach produkcyjnych sprawnie przeszliśmy przez okres uruchomienia BPSC ERP i bezpiecznie ustabilizowaliśmy procesy – komentuje Anna Opiatowska, Project Manager w Forterro Polska. 

Rezultaty biznesowe. Jak BPSC ERP zmienił codzienną pracę w Grupie POWEN-WAFAPOMP SA 

Wdrożenie BPSC ERP przyniosło Grupie korzyści, które podniosły komfort i efektywność codziennej pracy na każdym szczeblu organizacji: 

• Jedno środowisko zamiast kilkunastu aplikacji. Przed wdrożeniem pracownicy musieli codziennie przełączać się między systemem głównym a kilkunastoma pobocznymi aplikacjami, aby zweryfikować faktury czy zamówienia. Dziś praca odbywa się w jednym, zintegrowanym środowisku BPSC ERP. Wszystkie powiadomienia i zadania trafiają w jedno miejsce, co eliminuje ryzyko przeoczenia ważnej sprawy pośród gąszczu maili i telefonów.  
• Integracja z odlewnią. Połączenie odlewni w jednym ekosystemie ERP sprawiło, że GPW SA stała się w pełni spójnym organizmem. Wcześniej zlecanie prac do odlewni przypominało współpracę z firmą zewnętrzną i wymagało wymiany wielu e-maili. Dziś cały proces widoczny jest w systemie w czasie rzeczywistym, co pozwala śledzić status każdego detalu z dokładnością co do minuty. 
• Gwarancja ciągłości operacyjnej i eliminacja błędów. Wszystkie dane zgromadzone w jednym miejscu zmniejszają do zera ryzyko pomyłek wynikających z przeoczenia informacji. Pracownicy z odpowiednimi uprawnieniami mają do nich natychmiastowy dostęp i mogą reagować na bieżąco, bez konieczności cofania się i poprawiania błędnych wpisów.  
• Pełna kontrola nad magazynem w produkcji jednostkowej. W firmie produkującej zaawansowane urządzenia na indywidualne zamówienie niezwykle łatwo stracić kontrolę nad stanami magazynowymi, co generuje ogromne koszty. BPSC ERP dał narzędzia do precyzyjnego panowania nad wartościami magazynowymi i natychmiastowego wglądu w obieg surowców.  
• Szybsza obsługa i kioski produkcyjne. Wprowadzenie bezprzewodowych czytników kodów (WMS) w magazynie przyspieszyło i ułatwiło pracę. W hali produkcyjnej pojawiły się dotykowe ekrany (kioski), na których pracownicy bezpośrednio odczytują instrukcje oraz raportują wykonanie zadań wprost do systemu.  
• Przejście z Excela do planowania na żywych danych. Firma odeszła od manualnego planowania w arkuszach kalkulacyjnych na rzecz nowoczesnego harmonogramowania opartego na rzeczywistych, spójnych danych z całego łańcucha wartości – od sprzedaży, przez zakupy i produkcję, po koszty utrzymania ruchu. 
• Otwarcie na nowe rynki (m.in. energetykę jądrową). Zintegrowane środowisko i pełny nadzór nad procesem technologicznym ułatwiają przechodzenie rygorystycznych audytów oraz zwiększają wiarygodność GPW SA w oczach kluczowych klientów wymagających spełnienia najwyższych norm jakościowych. 
• Innowacje i pilotaż rozwiązań AI. Otwartość na nowe technologie zaowocowała przystąpieniem Grupy POWEN-WAFAPOMP do pilotażowego projektu AI realizowanego przez Forterro. Firma zyskała dostęp do platformy wykorzystującej sztuczną inteligencję, co stawia ją w ścisłej czołówce cyfryzujących się przedsiębiorstw przemysłowych w Polsce. 

- Dzięki jednemu środowisku mamy w końcu pełen wgląd w całą firmę, od zapytania ofertowego po realizację produkcji. Mniejsze ryzyko błędu i natychmiastowa komunikacja to dla nas realna zmiana jakościowa w codziennej pracy – podsumowuje Zbigniew Krawczyk, członek zarządu Grupy POWEN-WAFAPOMP SA. 

Dalszy rozwój systemu 

Uruchomienie wydania 0 systemu BPSC ERP domknęło podstawowy, strategiczny zakres transformacji. Co więcej, go-live projektu został przeprowadzony zaledwie 10 miesięcy po rozpoczęciu prac, co jest ewenementem we wdrożeniach o takiej skali. 

To jednak nie koniec cyfrowej drogi Grupy POWEN-WAFAPOMP SA. Dzięki stworzeniu stabilnego rdzenia systemowego firma realizuje cele kolejnego wydania zgodnie z przyjętym harmonogramem. Obejmują one zaawansowane wyceny produktów, szczegółowe harmonogramowanie i planowanie produkcji na wydziale mechanicznym, prognozowanie obciążeń zasobów, wdrażanie modułów narzędziowych oraz integrację z oprogramowaniem CAD związanym z przygotowywaniem dokumentacji konstrukcyjnej.   

Grupa POWEN-WAFAPOMP SA, BPC Group Poland i Forterro Polska udowodniły, że połączenie zaawansowanej technologii ERP, doświadczenia inżynieryjnego oraz wzorcowej kultury projektowej pozwala zrealizować nawet najbardziej skomplikowane cele – budując cyfrowy fundament polskiego przemysłu na kolejne dekady.