Krajowy System e-Faktur (KSeF): Wszystko, co musisz wiedzieć o obowiązkowych e-fakturach w Polsce

Co to jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma elektroniczna opracowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Głównym celem systemu jest pełna cyfryzacja procesu fakturowania w Polsce, uproszczenie obiegu dokumentów oraz skuteczniejsze zwalczanie nadużyć podatkowych.

Obowiązek korzystania z KSeF, który pierwotnie miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., został przesunięty. Nowy harmonogram przewiduje wdrożenie obowiązku:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
• od 1 stycznia 2027 r. – potencjalnie dla podmiotów wystawiających faktury uproszczone.

KSeF – jak działa? Jak funkcjonuje Krajowy System e-Faktur?

KSeF to system działający w czasie rzeczywistym, w którym przedsiębiorca przesyła fakturę do centralnej bazy danych Ministerstwa Finansów. Po jej zaakceptowaniu zostaje nadany numer identyfikacyjny i znacznik czasowy, który potwierdza moment wystawienia.

Kluczowe etapy działania KSeF:

1. Wystawienie faktury – użytkownik generuje fakturę ustrukturyzowaną (XML) w swoim systemie księgowym lub za pomocą aplikacji MF.

2. Przesłanie do KSeF – dokument jest wysyłany do systemu i podlega walidacji.

3. Rejestracja – po zaakceptowaniu faktura otrzymuje numer KSeF i jest archiwizowana.

4. Przechowywanie – faktura trafia do repozytorium Ministerstwa na 10 lat.

5. Udostępnienie kontrahentowi – choć nieobowiązkowe, możliwe przez PDF wygenerowany z pliku XML.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony etapami, zgodnie z wielkością firmy i poziomem obrotów.

Obowiązek dotyczy:

• Czynnych podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.
• Firm wystawiających faktury spełniające warunki ustawy o VAT.

Wyłączenia (czasowe lub częściowe):

• Podatnicy zwolnieni z VAT (do czasu wdrożenia obowiązku dla tej grupy),
• Niektóre podmioty zagraniczne – chyba że posiadają polski NIP i prowadzą działalność opodatkowaną w Polsce,
• Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

To faktura elektroniczna w formacie XML, zgodna ze strukturą logiczną (schematem XSD) udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jej pola są precyzyjnie zdefiniowane, co umożliwia automatyczne przetwarzanie i walidację przez systemy księgowe.

Różnice między tradycyjną fakturą a ustrukturyzowaną:

Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?

Choć wiele firm traktuje obowiązkowe e-fakturowanie jako wyzwanie, system KSeF niesie za sobą liczne zalety – zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej.

Dla przedsiębiorców:

• Szybszy zwrot VAT – skrócenie terminu do 40 dni.

• Automatyzacja procesów – faktury trafiają bezpośrednio do systemu księgowego odbiorcy.

• Brak obowiązku przechowywania faktur – KSeF przechowuje je przez 10 lat.

• Większe bezpieczeństwo danych – eliminacja ryzyka zaginięcia lub sfałszowania faktur.

• Oszczędność czasu i zasobów – uproszczenie obiegu dokumentów.

Dla administracji:

• Łatwiejsza kontrola podatkowa

• Uszczelnienie systemu VAT

• Lepsze monitorowanie transakcji gospodarczych

Jakie są zagrożenia i wyzwania związane z KSeF?

Mimo wielu korzyści, przejście na KSeF wiąże się również z wyzwaniami, które przedsiębiorcy powinni uwzględnić na etapie wdrażania.

Główne problemy, na które należy uważać:

• Brak integracji oprogramowania – starsze systemy księgowe mogą nie wspierać KSeF.

• Błędy w strukturze faktury – błędny XML może skutkować odrzuceniem dokumentu.

• Awaria systemu KSeF – w przypadku niedostępności systemu, konieczne jest wdrożenie procedury awaryjnej.

• Brak wiedzy pracowników – konieczność przeszkolenia działów księgowości i sprzedaży.

Dlatego istotne jest nie tylko techniczne wdrożenie KSeF, ale również przygotowanie organizacyjne i edukacyjne zespołu.

Jak zarejestrować się w KSeF i nadać uprawnienia?

Aby wystawiać faktury elektroniczne za pomocą KSeF, niezbędne jest dokonanie rejestracji oraz nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom lub systemom księgowym. Rejestracja odbywa się przez portal podatkowy Ministerstwa Finansów.

Krok po kroku: jak rozpocząć korzystanie z KSeF?

1. Zaloguj się do systemu – przez profil zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

2. Zarejestruj podmiot – jako podatnik VAT.

3. Nadaj uprawnienia – osobom fizycznym, pracownikom lub systemom IT (tokeny, certyfikaty).

4. Skonfiguruj połączenie z KSeF – w programie księgowym lub ERP.

Rodzaje uprawnień w KSeF:

• Uprawnienie do wystawiania faktur – dla księgowości lub systemu ERP.

• Uprawnienie do przeglądania i pobierania faktur – np. dla biura rachunkowego.

• Uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień – zwykle dla właściciela firmy lub głównego administratora.

Dokładna konfiguracja zależy od używanego oprogramowania – warto upewnić się, że partner IT lub dostawca ERP oferuje wsparcie we wdrożeniu KSeF.

Co zrobić w przypadku awarii lub braku dostępu do KSeF?

Zgodnie z przepisami, w przypadku awarii systemu KSeF lub problemów z dostępem do Internetu, przedsiębiorca może wystawić fakturę w tzw. trybie offline. Jednak musi ona zostać przesłana do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępu – maksymalnie w ciągu 7 dni.

Co musisz wiedzieć o trybie offline?

• Faktura offline musi zawierać oznaczenie "Faktura wystawiona poza KSeF".

• Obowiązuje 7-dniowy termin przesłania do systemu.

• Brak terminowego przesłania = ryzyko sankcji podatkowych.

Zaleca się, by w regulaminach wewnętrznych firm jasno określić procedurę działania na wypadek niedostępności systemu. Warto też wyposażyć firmę w zapasowe rozwiązania offline (np. lokalne narzędzie do generowania faktur XML).

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) o KSeF